ΚΕΔΕ: Διαγωνισμός για υπηρεσίες οργάνωσης συνεδρίων, ημερίδων και συνεδριάσεων

Δημόσιο διαγωνισμό θα προκηρύξει η Κεντρική Ένωση Δήμων Ελλάδας για υπηρεσίες οργάνωσης συνεδρίων, ημερίδων και συνεδριάσεων της.

Ειδικότερα, αντικείμενο της σύμβασης είναι η ολοκληρωμένη παροχή υπηρεσιών για την οργάνωση του ετήσιου τακτικού συνεδρίου της ΚΕΔΕ, των θεματικών συνεδρίων, εκδηλώσεων, ημερίδων, συνεδριάσεων εκτός έδρας των συλλογικών οργάνων της και Γενικών Συνελεύσεων.

Αναλυτικά στο αντικείμενο της παρούσας περιλαμβάνονται η διάθεση, μεταφορά, εγκατάσταση, σύνδεση, αποσύνδεση και απεγκατάσταση όλου του αναγκαίου οπτικοακουστικού εξοπλισμού, του εξοπλισμού πληροφορικής και λογισμικού, των αναγκαίων υποσυστημάτων, καλωδίων, ηλεκτρονικού εξοπλισμού για την πλήρη οπτικοακουστική κάλυψη των εκδηλώσεων της ΚΕΔΕ, του συμπληρωματικού υλικού (φωτιστικά, καλώδια σύνδεσης κτλ) για την άρτια υλοποίηση της εκδήλωσης (διαμόρφωση χώρου, γραφικά, εκτυπώσεις, συνεδριακό υλικό).

Στις υποχρεώσεις του αναδόχου περιλαμβάνεται η παραγωγή και διάθεση προς την ΚΕΔΕ όλου του οπτικοακουστικού περιεχομένου των εκδηλώσεων σε ψηφιακή μορφή, το οποίο παραδίδει ο ανάδοχος μετά το πέρας της εκδήλωσης.

Στο αντικείμενο της σύμβασης περιλαμβάνεται η παράλληλη παρουσίαση των εργασιών των συνεδρίων, ημερίδων και λοιπών εκδηλώσεων, που διοργανώνονται υβριδικά, σε πραγματικό χρόνο μέσω διαδικτύου (real time live streaming) μέσω διαφορετικών πλατφορμών κοινωνικών δικτύων ή και επιλεγμένων διαδικτυακών τόπων, και συνεπώς η παροχή των υπηρεσιών και διάθεση υποδομών για την υλοποίηση αυτού του τύπου εκδηλώσεων. Σημειώνεται ότι η υβριδική διαδικασία προβλέπεται να είναι διαδραστική για την συμμετοχή των συνέδρων είτε μέσω πλατφόρμας είτε με την παρουσία τους στο χώρο διεξαγωγής.

Οι εκδηλώσεις της ΚΕΔΕ πραγματοποιούνται σε όλη την Ελλάδα, ανά περίπτωση, ως εκ τούτου ο ανάδοχος στο πλαίσιο της σύμβασης υποχρεούται να παρέχει τις υπηρεσίες του στα κατά τόπους σημεία που διενεργούνται οι εκδηλώσεις.

Η παραγωγή οπτικοακουστικού περιεχομένου πρέπει να είναι υψηλής ανάλυσης, που θα συνδυάζει βίντεο, φωτογραφίες και γραφικά, για την κάθε εκδήλωση ξεχωριστά, που θα προβάλλεται κατά την εκδήλωση.

Τα προβλεπόμενα γεγονότα, που αφορούν τη Σύμβαση που θα προκηρυχθεί είναι τη διοργάνωση έως 2 ετήσιων τακτικών συνεδρίων με θεματικές ενότητες της ΚΕΔΕ, η διοργάνωση έως 6 διήμερων θεματικών συνεδριάσεων, η διοργάνωση έως 6 ημερίδων, η κάλυψη έως 6 συνεδριάσεων του Διοικητικού Συμβουλίου εκτός έδρας και η διοργάνωση έως 6 τηλεδιασκέψεων που θα διενεργηθούν εκτός έδρας της ΚΕΔΕ και θα μπορούν να συμμετέχουν απομακρυσμένα έως και 550 άτομα κατά το μέγιστο.

Η διάρκεια της υπό ανάθεσης Σύμβασης για την παροχή των υπηρεσιών ορίζεται από την υπογραφή της έως και 18 μήνες ή έως εξαντλήσεως του προϋπολογισμού από τις εκδηλώσεις που έχουν υλοποιηθεί στη διάρκεια ισχύος της σύμβασης. Σε περίπτωση μη εξάντλησης του φυσικού αντικειμένου της σύμβασης, το υπόλοιπο ποσό θα μεταφερθεί στη νέα οικονομική χρήση ως συνεχιζόμενη σύμβαση.

Το συνολικό ενδεικτικό κόστος έχει υπολογιστεί σε 272.800 ευρώ με ΦΠΑ.