Το Φεστιβάλ Αθηνών Επιδαύρου μετασχηματίζεται ψηφιακά

Το Φεστιβάλ Αθηνών Επιδαύρου, ως ένας από τους σημαντικότερους οργανισμούς στον πολιτιστικό χάρτη της χώρας, δε θα μπορούσε, στην παρούσα χρονική συγκυρία, να μείνει εκτός των εξελίξεων του ψηφιακού κόσμου.

Επενδύοντας σε αυτή την προσπάθεια, το Φεστιβάλ Αθηνών Επιδαύρου στοχεύει - με την ένταξη του στο έργο «Sub. 4.10 Ψηφιακός Μετασχηματισμός της «ΕΛΛΗΝΙΚΟ ΦΕΣΤΙΒΑΛ Α.Ε.» στο Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας - να εξελιχθεί και να μετασχηματιστεί ψηφιακά, προσφέροντας ποιοτικότερες υπηρεσίες στο κοινό του Πολιτισμού, καθώς και να ενισχύσει την ανταγωνιστικότητά του σε εθνικό και διεθνές επίπεδο.

Στο πλαίσιο του ψηφιακού μετασχηματισμού του οργανισμού θα υλοποιηθούν οι παρακάτω ενέργειες:

1. Υλοποίηση νέας Ιστοσελίδας και ηλεκτρονικού καταστήματος E-shop που θα περιλαμβάνει:

-Ανάπτυξη νέου web site

-Μεταφορά του υφιστάμενου περιεχομένου του web site www.aefestival.gr

-Εκ νέου σχεδίαση του εικαστικού μέρους του web site

-Ανάπτυξη του συστήματος διαχείρισης

-Υλοποίηση ψηφιακού ηλεκτρονικού καταστήματος

2. Προμήθεια Συστήματος Document Management και Workflow.

Προμήθεια και εγκατάσταση κατάλληλου συστήματος – λογισμικού, το οποίο θα καλύψει με ολοκληρωμένο και ενιαίο τρόπο πάσης φύσης θέματα που αφορούν στην διαχείριση και διακίνηση εγγράφων, την λειτουργία ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και τη διαχείριση των σχετικών με τα έγγραφα ροών εργασίας που χειρίζεται το προσωπικό του Φεστιβάλ, ενώ θα μπορεί να καλύψει και μελλοντικές ανάγκες που θα προκύψουν. Το σύστημα θα συμβάλει σε όλα τα επίπεδα της οργανωτικής δομής, στη συστηματική εξαγωγή διοικητικής πληροφόρησης και στην υποστήριξη των διαδικασιών λήψης αποφάσεων, μέσα από τη συγκέντρωση, ανάλυση και παρουσίαση δεδομένων και μεταδεδομένων.

3. Υλοποίηση και παραμετροποίηση εφαρμογών εσωτερικών διαδικασιών.

Το βασικό σύστημα, το οποίο θα αποτελεί την καρδιά της ροής εργασιών του Φεστιβάλ, θα είναι το Calendar, στο οποίο θα πρέπει να αποτυπώνεται ο απαιτητικός και πολύπλοκος προγραμματισμός των εκδηλώσεων τόσο λόγω του πολυσχιδούς καλλιτεχνικού προγράμματος όσο και λόγω των διαφόρων εκδηλώσεων. Το εν λόγω σύστημα, θα πρέπει να διαχειρίζεται τα στοιχεία της κάθε παραγωγής, συμπεριλαμβανομένης της ανάλυσης του προϋπολογισμού της. Το λογισμικό θα πρέπει να διαχειρίζεται ολόκληρο τον κύκλο της κάθε παραγωγής (δημιουργία και διαχείριση «φακέλου» παραγωγής) από την στιγμή της έκδοσης πρόσκλησης ενδιαφέροντος προς τους υποψήφιους μέχρι και την εκτέλεση της συμφωνίας.

Στο πλαίσιο αυτό, τέτοιου είδους δεδομένα μπορεί να είναι ο πλήρης φάκελος της εκδήλωσης (είδος, συντελεστές, παραγωγοί, πρόγραμμα, απαιτούμενος τεχνικός εξοπλισμός κ.λπ.), η επικοινωνία (email, fax), οι ξενοδοχειακές και μεταφορικές κρατήσεις, τα οικονομικά στοιχεία των εκδηλώσεων (κίνηση εισιτηρίων, προσφορές και τιμολογήσεις προμηθευτών, πωλήσεις προγραμμάτων κ.ά.), τα νομικά στοιχεία (συμβάσεις κ.ά.), καθώς και στοιχεία που αφορούν σε πρακτικά ζητήματα (κράτηση χώρου εκδήλωσης για την εκδήλωση ή/και τις πρόβες της, κρατήσεις κοινόχρηστων χώρων, τεχνικά φύλλα, ταξιθεσία κ.ά.).