Πέντε πράγματα που οι ηγέτες δεν κάνουν ποτέ σε μια τηλεδιάσκεψη

Η κρίση του κορωνοϊού έχει αναγκάσει πολλούς επαγγελματίες να εργάζονται από το σπίτι χρησιμοποιώντας στις επαφές τους προγράμματα τηλεδιασκέψεων όπως το Zoom.

Μάλιστα, οι ενεργοί χρήστες του Zoom το τελευταίο τρίμηνο έχουν αυξηθεί από 10 εκατ. σε 200 εκατ.

Ωστόσο, υπάρχουν ζητήματα στη χρήση αυτής της τεχνολογίας που συνοψίζονται στα ακόλουθα…

1.  Εμφάνιση | Εάν συμμετέχετε σε επαγγελματική συνάντηση μέσω του Zoom, φορέστε ο,τι θα φορούσατε εάν βρισκόσασταν δια ζώσης με τα ίδια άτομα. Επειδή μπορεί χρειαστεί να σηκωθείτε από τη θέση σας, φορέστε το παντελόνι ή τα παπούτσια που θα φορούσατε στην εργασία. Οι ηγέτες πάντα έχουν την εμφάνιση που τους αρμόζει, επομένως δείξετε ότι σέβεστε τους ανθρώπους με τους οποίους συναντιέστε διαδικτυακά και φροντίστε την εμφάνισή σας.

2. Υπερβολική ομιλία | Οι ηγέτες μιλούν όταν έχουν κάτι να πουν και μπορούν να εκθέτουν τις ιδέες τους με σχετικά συνοπτικό τρόπο. Να είστε προσεκτικοί για το πόσο μιλάτε, ώστε οι άλλοι να μπορούν βρουν αξία στην τηλεδιάσκεψη.

Όταν χρησιμοποιείτε πλατφόρμες ψηφιακής επικοινωνίας, όπως το Zoom, ενδέχεται να μην αναγνωρίζετε τις λεπτές, φυσικές ενδείξεις που βοηθούν τους ανθρώπους να γνωρίζουν πότε μπορούν να αρχίσουν να μιλούν χωρίς να μιλούν ταυτόχρονα ο ένας πάνω στον άλλον. Σταματήστε για μερικά δευτερόλεπτα για να δώσε το σήμα στους συμμετέχοντες ότι έχετε ολοκληρώσει τη σκέψη σας. Οι ηγέτες γνωρίζουν μερικούς από τους περιορισμούς στις ψηφιακές επικοινωνίες και διασφαλίζουν ότι όλοι ακούγονται.

3. Έχετε ανοικτό το μικρόφωνο | Κανείς δεν χρειάζεται να σας ακούσει να καθαρίζετε το λαιμό σας, να πίνετε νερό ή να κάνετε άλλους σωματικούς θορύβους. Κανείς δεν χρειάζεται να ακούσει το σκυλί σας να γαβγίζει. Σε αντίθεση με τις φυσικές συναντήσεις, αυτή είναι η ευκαιρία σας να κρύψετε αυτούς τους ήχους και να αποφύγετε να αποσπάσετε την προσοχή των άλλων αλλά και να έρθετε εσείς σε αμηχανία.

Οι ηγέτες ελαχιστοποιούν τους περισπασμούς. Όταν ακούτε να μιλούν άλλοι, κλείστε το μικρόφωνο. Παραμείνετε ενεργά αφοσιωμένοι κοιτάζοντας την οθόνη σας, αλλά δεν χρειάζεται να έχετε το μικρόφωνό σας ενεργό, ειδικά εάν συμμετέχουν πολλά άτομα. Εάν ένας συνάδελφος κάνει παρουσίαση, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να απενεργοποιήσετε και το βίντεό σας, ώστε να δοθεί έμφαση στον παρουσιαστή.

4. Το φόντο της συνομιλίας | Η προσοχή των άλλων αποσπάται επίσης από το περιβάλλον του βίντεο στη κλήση.  Κάνετε τη συνάντηση μέσω Zoom σε ένα ήσυχο δωμάτιο. Ενώ το Zoom σας επιτρέπει να επιλέξετε συγκεκριμένες "ταπετσαρίες" ως φόντο, βεβαιωθείτε ότι δεν μειώνουν την παρουσία σας. Οι ηγέτες τοποθετούνται σε μια θέση στην οποία οι υπόλοιποι θα μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτούς και σε αυτά που λένε.

5. Πρόσκληση υπερβολικά πολλών ατόμων στη συνάντηση | Οι ηγέτες εκτιμούν τον χρόνο τους και τον χρόνο των υπολοίπων. Καλούν σε χρήσιμες συναντήσεις, μόνο τα άτομα που πιστεύουν ότι θα προσθέσουν αξία στη συζήτηση και θα είναι σε θέση να προωθήσουν την ημερήσια διάταξη. Επειδή μπορεί να είναι ευκολότερο για περισσότερα άτομα να συμμετάσχουν σε μια συνάντηση Zoom παρά να παρευρεθούν σε μια προσωπική συνάντηση, μπορεί να είναι δελεαστικό να προσκαλέσετε πολλά άτομα. Όμως οι πολλοί συμμετέχοντες μπορεί να καταστήσουν τη συζήτηση αναποτελεσματική. 

Οι ηγέτες γνωρίζουν ότι οι επιτυχημένες και παραγωγικές κλήσεις απαιτούν από κάθε άτομο να συμμετέχει, και το να έχεις πάρα πολλά άτομα σε μια βιντεοκλήση μπορεί να το κάνει αυτό δύσκολο.